ניהול זמנים בפרויקטים
ניהול זמנים בפרויקטים

חשיבות ניהול לוח זמנים בענף בניה

ניהול פרויקטים עוסק במשאבי הפרויקט (כסף, חומרים וכוח אדם), זמן ואיכות. לוח הזמנים מהווה רכיב בעל חשיבות רבה, היות והוא מצריך שילוב של כל הגורמים הקשורים להקמת הפרויקט ועשויות להיות לו השלכות כלכליות קריטיות על המיזם כולו. כשהדבר נוגע לתחום הבנייה והשיפוצים, פיגור בלוח הזמנים עלול להסב נזקים כלכליים ליזם (תשלום ריבית אשראי וריבית פיגורים לבנקים, עיכוב בהחזר ההון העצמי אשר הושקע בפרויקט ועיכוב במימוש הרווחים), לקבלן (נשיאה בעלויות השכירות של הדיירים, נשיאה בעלות התקורות הישירות כמו שכירות של ציוד, משכורות וכן הלאה, ושחיקת הרווח עד למצב שבו הפרויקט נמצא בסיכון להפסד כלכלי), ולדיירים (דחיית מועד האכלוס של הדירה ומעבר לדירת ביניים).

 

חשיבות ניהול לוח זמנים בתחום השיפוצים

לנושא לוח הזמנים בתחום השיפוצים ישנם שני היבטים שונים, שהאחד נוגע ללוח הזמנים של קבלן השיפוצים, אך קיים גם ההיבט של בעלי המקצוע הנוספים המשלימים את עבודת הקבלן. במהלך שיפוץ דירה כללי, קבלן השיפוצים אחראי לביצוע חלקו העיקרי של הפרויקט, כמו הריסות, עבודות אינסטלציה, עבודות ריצוף, גבס, איטום, טיח, שפכטל וצבע. עם זאת, פרויקט השיפוץ כולל לעתים קרובות גם עבודות שמבוצעות באמצעות בעלי מקצוע שאינם מהווים חלק מאנשי הצוות של קבלן השיפוצים, בהם חשמלאים, אנשי מיזוג אוויר, אלומיניום, ובעלי מקצוע נוספים בתחום המטבחים והנגרות, הפרקטים גננות ופיתוח וכיוצא בזה. העובדה שישנם כמה בעלי המקצוע וגם כמה ספקים מכתיבה את הצורך בתזמון מדויק ותיאום מהודק למניעת סחבת ועיכובים מיותרים, ובפרט כשמדובר בתהליך המורכב משלבים מובנים שבהם לא ניתן להתחיל בשלב כלשהו מבלי לסיים את השלב הקודם בפרויקט.

 

לוח גאנט לניהול פרויקטים

למניעת פיגורים בלוחות הזמנים, עולה הצורך בבניית לוח זמנים מקצועי המשלב בתוכו הקצאת משאבים ובקרה צמודה. כיום ישנן כמה שיטות שימושיות למדידה ולבקרת לוחות זמנים, כששיטת גאנט נחשבת לנפוצה והפופולרית מביניהן בענף הבניה השיפוצים. לוח גאנט הנו תרשים המשמש לניהול פרויקטים ונועד לפירוט פעילויות בעלות הקשרים ביניהן, תוך כדי הגדרת טווחי זמן לכל פעילות ופעילות. תכנון ובניית לוחות הזמנים על פי שיטת גאנט מיושמים לרוב באמצעות תכנות ייעודיות של מיקרוסופט. התרשים מגדיר את משך הזמן של כל פעילות, כמו גם את ההקשר שלה אל יתר הפעילויות. באופן זה ניתן לראות אילו מבין הפעילויות ניתנות להתבצע בו זמנית ואילו מבין הפעילויות ניתנות ליישום רק בתום הפעילויות הקודמות.

 

בניית לוח זמנים מקצועי לשיפוץ על פי שיטת גאנט 

תכנון ובניית לוחות הזמנים על פי שיטת גאנט מצריכה, אמנם, ידע בסיסי בהפעלתה של התוכנה, אך דורשת ידע נרחב בכל הקשור בתהליכי הבניה ובהערכת לוח הזמנים של כל פעולה ושלב. בניית לוח הזמנים מתחיל באיסוף המידע והקמת מסד נתונים בסיסי הכולל תיאור מלא של כל אחת מהפעילויות המרכיבות את הפרויקט בסדר יורד. לאחר פירוט הפעילויות והקלדתן בתוכנה, יש להקצות לכול פעילות טווח זמן באופן נפרד ולקשור בין כלל הפעילויות השונות, כשסוגי ההקשרים והתלות מתייחסים להתחלה או סיום של פעילות אחת עם התחלה או סיום של פעילות נוספת. בתרשימי גאנט המודרניים ניתן לבצע אילוץ להתחלת פעילות או סיומה באמצעות דחיית התחלתה של הפעילות העוקבת בהתאם לזמן הנדרש לדחייה. ניתן גם לשייך קבוצות של פעילויות לקטגוריות ראשיות ו/או להשוות אחוזי ביצוע בין הרצוי למצוי בהתאם לזמן הכולל שהוקצה לפרויקט ככלי לזיהוי פערים.

 

גורמים שעלולים ליצור עיכובים בתהליך השיפוץ

 

נתיב קריטי בלו"ז– נתיב קריטי בלו"ז מהווה מושג מונח מקצועי ופועל יוצא של סדרת פעילויות התלויות זו בזו באמצעות הקשרים. פיגור ו/או שינוי במשך הזמן הנדרש לביצוע פעילות כלשהי הממוקמת בנתיב הקריטי יובילו לעיכוב של כל הפרויקט, ובזאת חשיבותו. דוגמה קלסית לכך היא התמהמהות מצידו של הלקוח ברכישת "החומר הלבן" שכולל כלים סניטריים, אריחי קרמיקה וריצוף, יכולה להביא למצב שבו מגיע הקבלן לשלב הריצוף מבלי שתהיינה לו מרצפות. עיכוב בהזמנת המטבח יכול להוביל לעיכוב בהתקנת הפרקט, שגורר בתורו עיכוב בהתקנת הדלתות.

 

קביעת משך הפעילות– במידה וקביעת סדר הפעילויות ו\או הקצאת זמן הנדרש למשך כל פעילות תהיינה כושלות ושגויות, אזי כל התכנון נדון מראש לכישלון. חלק חשוב מהבניית הלו"ז נשען על ניסיון בפרויקטים קודמים. עם זאת, חובה לערוך סקר הנדסי מלא ולהכניס אל המשוואה גם מפרטים טכניים, כתבי כמויות, דרישות המתכננים וניתוח מרכיב התשומות.  משך הזמן הנדרש לביצוע פעילות כלשהי חייב להיבדק ביחס לשיטת העבודה, הציוד המשמש את הפועלים, כמו גם כמות כוח האדם שמקצים לביצוע הפעילות ומידת מיומנותו. לדוגמה, הזמן שנדרש לטיוח מבנה תלוי במספר הפועלים וקצב העבודה שלהם.

 

הערה: במהלך תכנון השיפוצים, כדאי לשים לב לנושא החגים והמועדים, הן למועדי החגים היהודיים ובפרט למועדי חגי האסלאם, כדי לוודא שהשיפוץ אינו נופל, למשל, על הרמדאן, ו\או להיערך מראש לעיכובים הנובעים מכך ולהכניסם ללוח הזמנים הכללי.

 

חשיבות פירוט לוח הזמנים במהלך חתימת החוזה עם קבלן השיפוצים

במהלך חתימת החוזה עם קבלן השיפוצים, מומלץ לציין בחוזה את פירוט לוח הזמנים לביצוע הפרויקט, תוך שהפירוט כולל תאריכים להתחלת כל עבודה וצפי לסיום. כמו כן, כדאי לכלול בחוזה עם הקבלן את לוח התשלומים שישולמו לו בהתאם לקצב התקדמותו בעבודה. באופן זה ניתן לפקח על קצב התקדמותו של השיפוץ ולעצור את התשלומים במידת הצורך. הדבר ימנע מהקבלן להתחייב לכמה פרויקטים שונים בו זמנית, וגם למנוע תרחיש שכיח שבו הקבלן מפסיק את העבודה ואינו מסיים אותה, לאחר שכבר קיבל לידיו את מרבית התמורה. בנוסף, מומלץ להשאיר את התשלום האחרון לסיום העבודה, וככל שהתשלום האחרון יהיה בסכום משמעותי יותר, כך יתומרץ הקבלן לסיים את הפרויקט בזמן שנקבע ובאופן המיטבי.