הדרכים לצמצום חריגות תקציביות במהלך השיפוץ
חריגות תקציביות יכולות כאמור להיגרם בשל מגוון גורמים שונים, שחלקם הם בגדר "גורם עליון", כמו למשל, צינור מים ראשי בתוך הקיר, שמתפוצץ במהלך העבודה, בעוד שגורמים אחרים בהחלט אפשר לצפות אותם מראש וניתנים למניעה. לפיכך, מומלץ לנקוט מראש בכמה צעדים מוקפדים, זאת על מנת שהתקציב המתוכנן יהיה כמה שיותר קרוב למציאות.
הגדרת מסגרת תקציבית קשיחה לשיפוץ
קביעת גבולות התקציב מראש מהווה את השלב הראשון והקריטי, ולפיו אפשר לקבוע את היקף השיפוץ ועלות החומרים שניתן לרכוש. במהלך עבודות השיפוץ קיימת נטייה להתפתות לחריגות שמרביתן לא נלקחו בחשבון מראש, ואי הגדרת
מסגרת תקציבית נוקשה עלולה להוביל למצב שבו נאלצים לחפש אלטרנטיבות לצורך גיוס כספים. אחד מהדברים הבעייתיים נוגע לקושי בהערכת שווי השיפוץ עבור כל מי שאינו עוסק בתחום. על כן, במידה ומדובר בשיפוץ בהיקף גדול, כדאי לשכור את שירותיו של אדריכל לצורך הכנת כתב כמויות מסודר ומפורט, שכולל ירידה עד לרזולוציות הקטנות ביותר.
עיתוי התחלת עבודות השיפוץ
מומלץ שלא להתחיל בעבודות השיפוץ בטרם הכנת
כתב כמויות מסודר ובטרם הזמנת כלל החומרים הנדרשים לביצוע העבודות באופן שוטף. במידה והמוצרים שהוזמנו אינם זמינים במלאי, רצוי שלא ולהסתמך על הזמן שנקב הספק ולהתחיל בשיפוץ בהנחה שהם יגיעו במועדם. כמו כן, במידה והשיפוץ כרוך בעבודות של כמה בעלי מקצוע שונים, כמו נגרים, אינסטלטורים, חשמלאים וכן הלאה, יש לתאם מראש את מועד הגעתם באמצעות ניהול זמן נכון ובהתאמה לשלבי העבודה, על מנת למנוע תרחיש שבו נאלצים להפסיק את השיפוץ באמצע עד להגעתו של בעל מקצוע כזה או אחר.
היערכות מראש לחריגות תקציביות של 20% לכל הפחות
המציאות מלמדת שתמיד ישנן חריגות תקציביות, גם כשמתנהלים באופן מושכל ונצמדים לתכניות המקוריות. חריגה תקציבית בשיעור של 20% מהעלות המשוערת נחשבת לסבירה וכוללת בתוכה הוצאות נסתרות כגון שבר במוצרי הקרמיקה, עלויות פינוי הפסולת, ליקויים שניתן לגלותם רק במהלך
עבודות השיפוצים, תוספת של נקודות חשמל וכן הלאה. לפיכך, כדאי להיערך לכך מבעוד מועד ולשריין בצד סכום כסף שיאפשר להכיל את החריגה התקציבית.
היצמדות אל המסגרת התקציבית ושליטה בהוצאות
חשוב לקחת לתשומת הלב שאין די בכך שהמפרטים הטכניים והמסגרת התקציבית כתובים על הנייר. חובה להיות בכל מהלך השיפוצים עם היד על הדופק כדי לנהל את התקציב בצורה מושכלת, לשלוט בהוצאות ולוודא שאכן צמודים אל התכנית המקורית. על מנת שתהיה בקרה על התהליך, כדאי להעלות על כתב כל רכישה וכל שינוי שמבצעים בזמן אמת. העלאת השינויים על כתב תעניק אינדיקציה ברורה בכל הקשור לשינויי התקציב, תווסת את היצר להתפתות לתוספות בלתי מתוכננות כמו שדרוג אריחי הקרמיקה שהוזמנו לאריחים יקרים יותר, החלפת דלתות הפנים, על אף שמלכתחילה לא תוכננה החלפתם, החלטה במהלך השיפוץ על התקנת אסלות נסתרות במקום האסלות הסטנדרטיות ועוד.
בירור מראש מה כלול במחיר
תפיסתו של הלקוח במקרים רבים היא שעבודת השיפוצים הספציפית כוללת הכול. תמחור עבודות צבע, למשל, מתייחס על פי רוב לדירות ריקות, בעוד שהזזת רהיטים, פינוי, פירוק או הרכבתם מחדש הם בתוספת תשלום של 25% עד 50%, בהתאם לכמות הרהיטים שיש לפנות ומורכבות הפינוי. יתרה מכך, צביעת דלתות, משקופים וסורגים, אינה כלולה בדרך כלל במחיר, אלא אם סוכם הדבר באופן מפורש בכתב הכמויות, והדבר נכון גם בנוגע לצביעה באפקטים מיוחדים או צביעה אמנותית. הפתעות דומות עשויות להתרחש בתחום הסניטציה, כשהמחיר לעבודת התקנה של אסלה וניאגרה פשוטה נעה בטווח שבין 800 – 400 ש"ח בלבד, בעוד שהתקנת אסלה סמויה עם מיכל הדחה סמוי וחיבור של צנרת למי השופכין, לרבות חציבת הקיר ואיטומו בתום העבודה, מהווה עניין שעשוי להגיע ל- 3,500 ש"ח או יותר, ובמידה ומדובר ביותר מהתקנה אחת, עלולה להיווצר חריגה תקציבית של כמה אלפי שקלים. זאת ועוד, במהלך השיפוצים עשויות לצוץ הוצאות נוספות שלא נלקחו בחשבון כמו עלויות הובלה, עלויות והעלאת החומרים ופינוי הפסולת מדירה, כמו גם עלויות הרכבת הריהוט החדש, עלות פוליסת הביטוח ועוד.
קביעת סדרי עדיפויות
כשנכנסים לשיפוצים, כדאי לקחת בחשבון שישנן, כאמור, אינספור תוספות שיכולות לצוץ במהלך העבודות, שאת חלקן ניתן לצפות מראש ולהיערך לקראתן, בעוד שאחרות הנן בלתי צפויות ואינן ניתנות לשליטה. על כן כדאי לא רק להשקיע באופן יסודי בשלב התכנון, אלא גם לקבוע מראש את סדרי העדיפויות ולהיערך לכך שייתכן ויעלה הצורך בהתפשרות כלשהי וקבלת החלטות מושכלות על מנת להימנע מחריגות מתבקשות או לצמצמן ככל שניתן עד לרמה מינימלית, כמו לדוגמה בחירה בחומרים ומוצרים שונים וזולים יותר מאלו שהיו מתוכננים בתכנית המקורית, ויתור על אפקטים כלשהם שמייקרים את המחיר וכן הלאה.
